CASE STUDIES

Big Pen / Works

業務効率化の事例

株式会社Big Penが支援した実例です。

建設業/従業員 約40名

点検報告書・請求書アプリ

「読む・打つ・転記する」が「確認して押す」に。

Before今まで
点検写真が届く
メーター数値を目視で読む
Excelへ手入力
施設ごとに形式の違う報告書を作成
請求書も施設ごとに作り分け
Afterこう変わった
写真をAIが読み取り
画面で確認して「承認」
PDFとメール下書きを自動生成
160件/月転記していた件数
約80時間/月転記に消えていた時間

現場から届く点検写真のメーター数値を目視で読み取り、Excelへ手入力。
施設ごとに形式の違う報告書と請求書を毎月作り分け。
月160件・約80時間が転記に消えていた。

写真をAIが読み取り(読取精度 約95%)、施設ごとの設定と自動で照合。
事務担当は画面で数値を確認して「承認」を押すだけ。
報告書・請求書のPDFとメール下書きまで自動生成。

建設業/従業員 約40名

勤怠アプリ

打刻から残業代を含む給与計算までがつながり、月2回・各2時間の手転記が「確認するだけ」に。
有給休暇管理簿も自動で出る。

Before今まで
シフト表をExcelで手入力
打刻の記録をExcelへ1件ずつ手入力
残業の区分を目視で振り分け
有給休暇を別の表に手入力
月末に突き合わせて給与を計算
Afterこう変わった
スマホで打刻
残業・深夜・休日の割増も自動計算
給与計算と有給管理簿を自動出力
10人分手転記していた勤怠
2時間 × 月2回手転記にかかっていた時間

シフト表・出勤記録・給与計算・有給休暇の管理がそれぞれ別の表に分かれ、打刻の記録を見ながら10人分を月2回・各2時間かけてExcelへ手入力。
月末に突き合わせて計算していた。

シフト作成、打刻、残業・深夜・休日の割増計算、有給休暇管理簿(付与・消化・繰越・時効)の自動作成を1つのアプリに。
打刻のデータがそのまま給与計算につながり、社員はスマホから自分の勤怠と有給残を確認できる。

自動車整備・コーティング施工業/従業員 20〜30名

予約管理システム

3種類の予定表と受注内容確認書の作り直しがゼロに。
予約が入った瞬間、全員が同じ予定を見られる。

Before今まで
LINEや電話で予約が届く
事務担当が内容を読み取る
日・週・月の3種類の予定表に手入力
受注内容確認書を別途手作り
変更のたびに3種類を作り直す
Afterこう変わった
Web予約フォームから送信
料金と施工日を自動計算
工程表・予定表・受注内容確認書まで自動作成
約2,000件/年転記していた予約
170〜330時間/年転記に使われていた時間

ディーラーからの予約がLINEや電話でばらばらに届き、事務担当が読み取ってExcelの予定表(日・週・月の3種類)に手入力。
受注内容確認書も別途手作り。
年間約2,000件・170〜330時間が転記に使われていた。

店舗コードを入れると入力項目が自動で切り替わるWeb予約フォーム。
料金と施工日を自動計算し、週間工程表・本日の予定表を自動で描画。
案件画面のボタン1つで受注内容確認書をPDFで発行し、履歴も残る。
どの表で直しても元データに戻り、変更履歴も残る。

自動車整備・コーティング施工業/従業員 20〜30名

シフト管理アプリ

Excelと別々の表に分かれていたシフト・社員情報・交通費が、1つのアプリにまとまった。

Before今まで
Excelでシフト表を作る
店舗ごとの必要人数と出勤曜日を目で確かめる
当日分をLINE配信用に作り直す
免許・在留カードの期限を別の表で管理
交通費を別の表で出勤回数から集計
Afterこう変わった
シフト表のセルを押して担当者を選ぶ
当日分をボタン1つで画像にしてLINEへ
社員情報と交通費集計まで同じアプリで

出張洗車22店舗のシフトをExcelで作り、店舗ごとに違う必要人数と出勤曜日を目で確かめていた。
当日分はLINE配信用に作り直し、社員の免許・在留カードの期限は別の表、交通費の集計はさらに別の表で管理していた。

月ごとのシフト表でセルを押して担当者を選ぶだけ。
店舗ごとの必要人数と出勤曜日を登録しておくと、人数の不足・超過や二重配置を自動で警告。
当日分はボタン1つで画像にしてLINEに貼れる。
住所・免許証・在留カードなどの社員情報と交通費の単価も同じアプリに入り、期限は90日前から警告、交通費は出勤回数×単価で自動集計。

自動車整備・コーティング施工業/従業員 20〜30名

財務管理アプリ

「今の時点でいくらになっているか」を、月末を待たずに経営者が自分で見られる。

Before今まで
チームごとに売上を別々の方法で記録
書類の数字をExcelへ手入力
チームごとに別の表で集計
各チームの数字を1つにまとめる
月の数字がそろうまで待つ
Afterこう変わった
各チームの実績データを自動で集計
売上達成率・予算対比・部署別を一画面に
今の時点の数字がいつでも見える

コーティング・出張洗車・搬送とチームごとに売上データがばらばらで、月の売上と稼働を把握するには、書類の数字をExcelへ手入力して手で集計するしかなかった。
数字がそろうまで待ちっぱなしで、今の時点の売上が分からない。

各チームの実績データを自動で集め、売上達成率・予算対比・月別・部署別・カテゴリー別の推移と1日あたりの必要売上を一画面に。
営業日数も自動で反映。

段ボール製造業/従業員 約50名

外注勤怠・請求システム

作業実績の読み取りから、納品書・請求書の発行までを一元化。
外部システムの月額費用もなくなった。

Before今まで
外注の作業者が作業実績を手書き
事務が毎日1枚ずつ手入力
権限者が検収
外部システムで納品書を発行して渡す
月末に外部システムで請求書を発行
Afterこう変わった
手書きの作業実績を写真で撮ってAIが読み取り
検収して日給を自動計算
納品書・月末の請求書まで同じ画面から発行
6名分毎日手入力していた作業実績
5時間/月手入力にかかっていた時間

外注のアルバイト6名分の手書きの作業実績を、事務担当が毎日手入力(月5時間)。
検収・納品書・請求書は月額制の外部システムで別途発行していた。

手書きの作業実績を写真で撮ってAIが読み取り(AI-OCR)、検収して日給を自動計算。
納品書・月末の請求書まで同じ画面から発行し、外部システムを置き換え。

段ボール製造業/従業員 約50名

議事録アプリ

会議が終わった時点で議事録が出る。
対策ごとに責任者と期限が付くので、次の会議で「誰が・いつまでに」が追える。

Before今まで
会議中に手書きでメモ
メモを見ながら文字に起こす
会議体ごとの様式に清書
書式が崩れないよう貼り直す
会議のたびに打ち込みと清書に時間をかける
Afterこう変わった
会議を録音
AIが議事録に整える
責任者と期限を付けて自社様式で出力

社内会議の議事録を手書きメモから起こし、会議体ごとに違う様式に清書。
書く・打ち込む・貼り直す手間が会議のたびにかかっていた。

会議の録音をAIが議事録に整え、対策ごとに責任者と期限を付けて、会議体ごとの様式で出力。
行の入れ替えや氏名の追加はその場で。

消臭・除菌コーティング剤メーカー/従業員 約30名

顧客管理アプリ

「誰に・いつ・いくら」がアプリに残り、担当者が変わっても回る形に。
毎朝の出荷アラートで送り忘れが起きない仕組みに。

Before今まで
次の納品日を担当者が記憶で確認
納品の準備をして出荷
顧客ごとに違う請求方式を確認
請求書を手作業で作成
管理表がなく、送り忘れがないか頭の中で確認
Afterこう変わった
毎朝、出荷日が近い顧客がメールで届く
出荷処理を押す
請求書・領収書が自動で発行

飲食店などへの定期納品と請求を、担当者の記憶と手作業で管理。
管理表はなく、納品サイクルや請求方式(当月・翌月、振込・現金)が顧客ごとに違い、出荷漏れと請求ミスが起きやすかった。

顧客ごとの納品サイクルと請求方式を登録すると、出荷日が近い顧客を毎朝メールで通知。
出荷処理を押せば請求書・領収書が自動で発行される。

測量・土木設計業/従業員 7名

業務のクラウド化

説明会の翌週に全社導入を決定。
1ヶ月の支援で、社員全員が同じ基盤で仕事をする形になった。

Before今まで
共用サービスで図面ファイルを受け取る
図面のPDFを印刷
面積を手打ちで計算
計画変更のたびに印刷から計算し直す
年間100回規模で繰り返す
Afterこう変わった
メール・ファイル共有・カレンダー・ビデオ会議を当日から
図面の画像をAIが計算
社員全員が同じ基盤で仕事
100回規模/年図面計算のやり直し

会社のメールアドレスがなく、ファイル共有は建設業向けの共用サービスのみ。
図面の面積計算はPDFを印刷して手打ちし、計画変更のたびにやり直し(年間100回規模)。
ITに詳しい社員がいなかった。

メール・ファイル共有・カレンダー・ビデオ会議を、初回の打ち合わせ当日にPC2台とスマホから使える状態に。
図面の画像をAIに読ませて計算する、移動中の音声メモをそのままカレンダーに入れる、といった「今日から使える」使い方を一緒に。

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